はじめに
小規模オフィスでは、オンライン会議の効率性が業務全体の生産性を左右します。
Microsoft Teams を導入しても、アジェンダが共有されていなかったり、議事録が残らなかったりすると、結局は「長時間会議なのに成果が出ない」といった状況に陥りがちです。
本記事では、会議前・会議中・会議後 の流れを最適化し、少人数組織でも実践できる効率化のベストプラクティスを紹介します。
会議前の準備
✅ アジェンダと資料の共有
- 予定作成時にアジェンダを必ず添付
- 資料は「チャネル > ファイル」にアップロード
- 参加者が事前に確認できる環境を作る
🔗 詳細: Schedule a meeting in Microsoft Teams
✅ 事前チェックリスト
- 🔌 ネットワークやデバイスの動作確認
- 👥 外部参加者にはゲストアクセスを付与
- 📝 発言者・議事録担当をあらかじめ決定
会議中の工夫
📝 会議メモとレコーディング
- Collaborative meeting notes を活用して複数人で同時記録
- 録画を併用することで、不参加者もキャッチアップ可能
🔗 手順: Use collaborative meeting notes in Teams
📊 共同編集
- Word / Excel をその場で共同編集
- 会議終了と同時に最新版が完成 → 二度手間削減
会議後のフォローアップ
📌 タスク管理
1️⃣ 決定事項を Planner に登録
➡ 担当者と期限を明確化し、曖昧さを排除
📌 情報の一元化
- 録画・メモ・チャットログを 1つのチャネルに集約
- 情報が散逸せず、後から参加した人もすぐ把握可能
よくある失敗と回避策
⚠ アジェンダ未共有 → 開始直後に目的確認で時間ロス → 事前共有必須
⚠ 議事録が残らない → 「言った/言ってない」問題 → Collaborative notesを利用
⚠ 担当者不明瞭 → タスクが進まない → Plannerで担当割り振り
まとめ
Teams 会議の効率化は「事前準備」「会議中の記録」「会議後のタスク化」をループ化することが鍵です。
小規模オフィスでも、この流れを徹底することで 短時間で結論が出る会議 を実現できます。
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