はじめに
“どっちで開くのが正解？”——Excel は同じファイルでも体験が違うアプリです。
Excel Online は“どこでも・同時に・安全に”が強み、デスクトップ版は“速く・深く・拡張可能”が武器。ここでは機能差を踏まえて、現場で迷わない使い分けの意思決定フローを示します。
強みの整理🔍
Excel Online（Web）
- 同時編集が前提。コメント/メンション/バージョン履歴で“合意形成が速い”。
- Teams/SharePoint/OneDrive と権限一体、共有リンクで配布がシンプル。
- 端末非依存・インストール不要。閲覧から軽修正まで最短。
共同編集の公式手順 → Excel ブックの共同編集
デスクトップ版
- 大規模データの高速演算、Power Pivot/Power Query、外部接続の柔軟性。
- VBA/アドインで業務ロジックを深く実装可能。
- 高機能チャート、分析ツール、プラグイン連携が豊富。
機能差の概要 → ブラウザーとExcelでの相違点
よくある問いに答えるQ&A（現場の判断基準）💡
Q1：マクロ付きブックはWebで動く？
A：作成/実行/編集はWebでは不可。閲覧と軽微編集は可能。
VBAを扱う作業はデスクトップ版必須。
→ 参考：WebでVBAマクロは操作不可
Q2：共同で“同じセル”を編集したい
A：Excel Onlineが得意分野。コメント/変更履歴/メンションで会話しながら合意が作れます。
Q3：100万行超＋外部DB接続の重い分析
A：デスクトップ版＋Power Query/Power Pivotが現実解。Webは表示・軽編集に留める。
シーン別“使い分けの型”🧭
- 日次/週次の報告書テンプレ：Excel Online（同時編集→承認者レビュー→確定版をPDF出力）
- KPI集計・モデリング：デスクトップ版（クエリ/モデル/ピボット→結果だけSharePoint表示）
- 現場からのデータ収集：Excel Online（入力規則＋保護→破壊的変更を防止）
- RPA/業務ロジック：デスクトップ版（VBA/アドイン）
運用のコツ：壊れないワークブック設計🛠
- 入力と計算と出力の分離（シートを用途で分ける／名前定義で参照の安定化）。
- データはテーブル化で増減に強く。クエリやピボットの再計算を前提に設計。
- 権限はSharePointで制御、共有リンクは“組織内編集可”を基本に。
- バージョン履歴でロールバック前提、ファイル名に版を入れない（人力版管理は事故の元）。
まとめ（意思決定フロー）
- 目的確認：共同編集？重計算？マクロ？
- ツール選択：共同編集＝Web／重計算・VBA＝デスクトップ
- 設計：三分割＋テーブル化＋権限一体
- 公開/運用：リンク共有＋履歴＋Power Queryで再現性
- 継続改善：ボトルネック計測→設計修正で“壊れないExcel”へ
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