はじめに
「トップが豪華でも目的のページに辿り着けない」「更新が止まって古い情報だらけ」
――社内ポータルが形骸化する典型パターンです。
SharePoint Online を成功させる鍵は、情報設計×運用体制×検索体験 を三位一体で設計すること。
ここでは“使われる”ための実践ポイントを整理します。
情報設計：目的別ナビゲーションを作る🏗
1) 3レーン主義（ニュース／手続き／ナレッジ）
- ニュース：経営・人事・ITメンテなど“読む系”。カード＋タグで時系列とカテゴリを両立。
- 手続き：申請書/規程/FAQなど“使う系”。業務アイコン＋平易なラベルで迷いをゼロに。
- ナレッジ：HowTo/標準手順/ベストプラクティス。ファイルではなくページで更新容易に。
2) 情報の“賞味期限”を先に決める
- ニュースは公開時に期限を入力、期限切れは自動アーカイブ（ビュー/フィルターで制御）
- 規程・手順は版管理＋最終レビュー日を表示し、鮮度を可視化。
3) 必須ウィジェット
- 検索（Microsoft Search）、よく使う手続き、組織からのお知らせ、メンテ予定。
- 一等地（ファーストビュー）に“今日の業務に効く”導線だけを置く。
参考：SharePoint/OneDriveの全体像 → 管理者向け概要
参考：横断検索の考え方 → Microsoft Search の概要
更新体制：分散編集×中央ガバナンス✅
- 分散編集：各部門に“ニュース/手続き担当”を任命。作成→承認→公開の簡易ワークフローを標準化。
- 中央ガバナンス：情報設計、権限モデル、サイトテンプレ、アクセシビリティを本部で統一。
- 週次の運用会：アクセス分析（ページビュー/滞在時間/検索ゼロ件語）を短時間でチェック→改善。
ニュース運用の実務
- 投稿テンプレ：見出し→要点3つ→詳細→関連リンク。
- 部門ニュースはサイト→ハブ→全社トップへ自動集約。
- 迷ったらヘルプ：ニュースの作り方 → ニュース投稿のガイド
検索体験：ユーザーは“検索”から入る🔍
- 検索優先設計：ページタイトル・説明・見出し（H2/H3）に業務語を入れる。
- 同義語辞書（例：経費＝経費精算＝Expense）を用意し、ヒット率を上げる。
- “検索ゼロ件語”は新規ページのネタ箱として毎週消化。
通知とエンゲージメント🔔
- 重要ニュースはTeams の全社チャネルへ自動投稿＋@部署名でターゲット通知。
- 新入社員オンボーディングはハイライト枠に固定表示（初回ログインの体験が命）。
- モバイル最適化は見出し→要点→詳細の倒金字塔で。タイルは6〜8個が視認限界。
チェックリスト📝
- [ ] トップは ニュース/手続き/ナレッジ の3レーン構成
- [ ] 部門編集者を任命し承認フローを設定
- [ ] Microsoft Search を前提にタイトル/説明を最適化
- [ ] 重要ニュースのTeams連携とターゲット通知を設定
- [ ] アクセス分析の週次レビューで継続改善
まとめ（導入ステップ）
- 情報設計案（3レーン、必須ウィジェット）をプロトタイプで共有
- テンプレと承認フローを整備し各部門へロールアウト
- Microsoft Search 観点でメタ情報を整える
- 通知と集約で“見に来なくても届く”状態を作る
- 週次で数字を見て小さな改善を続ける
コメント